التعامل مع وسائل الإعلام
في العصر الرقمي الحديث أصبحت القدرة على التعامل مع وسائل الإعلام مهارة لابد منها لنجاح الشركات والمؤسسات. وأصبحت وسائل الإعلام تلعب دوراً حيوياً في توجيه الرأي العام بشأن القضايا السياسية، والاجتماعية، والاقتصادية، كما أنها تعمل على تشكيل الصورة الذهنية للأفراد، والمؤسسات، والشركات.
مع التطور التكنولوجي الهائل، أصبح الفهم العميق لوسائل الإعلام والتواصل الفعال معها مهارة لا غنى عنها بالنسبة للمؤسسات، والشركات، وأصحاب العلامات التجارية، سواء كانت وسائل الإعلام تقليدية أم حديثة.
وفي هذا المقال سنستعرض استراتيجيات التواصل مع وسائل الإعلام، وكيفية بناء علاقات مثمرة معها، وكيفية مواجهة الأزمات الطارئة والتحديات التي تتعرض لها الشركات والمؤسسات المختلفة.
ماهي وسائل الإعلام؟ وما هي أنواعها؟
أولاً: ما هي وسائل الإعلام؟
قبل أن نتحدث عن كيفية التعامل مع وسائل الإعلام لابد من معرفة أولاً ما هي وسائل الإعلام. وسائل الإعلام: هي الوسائط التي يتم من خلالها نقل المعلومات، والمعرفة، والأخبار، والثقافة إلى المشاهدين، أو القراء، أو المتابعين. وتتمثل تلك الوسائط في التليفزيون، والراديو، والصحف، والمواقع، وهي التي تسهم في تشكيل الرأي العام، وبعضها يمثل وسط للتفاعل بين مختلف الطبقات من الجماهير.
ثانياً: ما هي أنواع وسائل الإعلام؟
تنقسم وسائل الإعلام إلى نوعين: وسائل إعلام تقليدية، ووسائل إعلام حديثة.
– وسائل الإعلام التقليدية
كان التعامل مع وسائل الإعلام التقليدية ليس بالأمر السهل، كما هو الحال في الوسائل الحديثة؛ لأن الوسائل التقليدية غير تفاعلية، ولا تتيح فرصة سهلة للمشاركة. وسائل الإعلام التقليدية هي تلك المستخدمة قديماً قبل انتشار الإنترنت، وتشمل التليفزيون، والصحف، والجرائد، والمجلات، والراديو.
يستخدم التليفزيون لعرض الأخبار، والمعلومات المرئية، والبرامج. ويعد التليفزيون أقوى الوسائل الإعلامية قديماً وحديثاً في تغطية الأحداث، وعرض البرامج الإخبارية والترفيهية. أما عن الصحف والمجلات والجرائد، فكانت تستخدم قديماً بشكل يومي قبل انتشار التليفزيون والإنترنت، والبعض مازال يستخدمها حتى الآن. أما الراديو، فهو وسيلة تستخدم في نقل الأخبار المسموعة، والأفكار، والبرامج المتنوعة.
– وسائل الإعلام الحديثة
أصبح التعامل مع وسائل الإعلام الحديثة أمراً سهلاً، ومتاحاً للجميع، وبأقل التكاليف والإمكانيات الممكنة، وذلك على عكس وسائل الإعلام التقليدية. وسائل الإعلام الحديثة هي تلك المستخدمة حديثاً، وهي المتاحة لمشاركة الرأي، والتفاعل، والتأثير لكل أفراد المجتمع، والمؤسسات، والشركات الكبرى، على حد سواء.
وقد نشأت وسائل الإعلام وانتشرت تدريجياً مروراً بعدة مراحل من القرن السابع عشر، وحتى القرن الحادي والعشرين. فبدأت بالصحافة المطبوعة، ثم التلغراف والراديو، يليهما التليفزيون، ثم الإعلام الرقمي، ثم الإنترنت والمواقع الإلكترونية، وأخيراً وسائل التواصل الاجتماعي.
ومن أشهر وسائل الإعلام الحديثة، المدونات والبودكاست؛ حيث تعتبر وسط للتفاعل بين مختلف المستويات من الجماهير، وتمثل مساحة لمشاركة الرأي، والتأثير على توجهات وأفكار المتابعين.
مواقع الانترنت، حيث تضم المواقع الإخبارية، والمنتديات الثقافية، والمدونات. فمن خلال مواقع الإنترنت يعرف المتصفحون مثلا ً أخبار الاقتصاد، ويمكنهم المعرفة، والدراسة، وعمل الأبحاث، وجمع المعلومات عن مختلف القضايا والموضوعات. وعلى سبيل المثال نرى القراء يطرحون أسئلة واستشارات على مواقع الطب ومواقع الفتوى، وتصلهم المعلومات الطبية أو المعلومات الدينية.
وسائل التواصل الاجتماعي، وهي عبارة عن مواقع تتيح صناعة المحتوى الرقمي بمختلف أنواعه: النصي، والمسموع، والفيديو، ومشاركته مع الأصدقاء والمتابعين. ويمكن أن يكون هذا المحتوى تعليمي، أو ثقافي، أو ديني، أو تحفيزي، أو ترفيهي. ومن هذه المواقع فيسبوك، وإنستجرام، ومنصة X، وثريدز.
ما هي مهام المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام؟
المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام هو الوجه الإعلامي للشركة أو المؤسسة التي يمثلها إعلامياً، وهو شخص يجيد التعامل مع وسائل الإعلام حيث يمثل الوسيط بين المؤسسة والجمهور، والمؤسسة والجهات الإعلامية الأخرى. ويجب على المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام أن يتمتع بمجموعة من المهارات والسمات الشخصية، مثل: كاريزما الظهور الإعلامي، ومهارات التواصل، والعلاقات العامة. ويفضل أن يجيد أكثر من لغة؛ حيث أنه سيكون المسئول عن العلاقات العامة للمؤسسة مع منافسيها، والمؤسسات الداعمة لها، ويمكن أن يقيم علاقات بين المؤسسة ومؤسسات أخرى من مختلف الجنسيات، ويختلف ذلك حسب مستوى نشاط المؤسسة وطبيعة عملها. والآن سنستعرض مجموعة من أبرز مهام المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام كما يلي:
– التواصل مع الجمهور ووسائل الإعلام
يمثل المتحدث الرسمي حلقة الوصل بين المؤسسة والجمهور، فيقوم بالتفاعل مع الجمهور، ومعرفة آرائهم، وفهم احتياجاتهم، وإيصال صوتهم للمؤسسة. وكذلك يمثل حلقة الوصل بين المؤسسة ووسائل الإعلام، حيث يرد على استفسارات الصحفيين، وتصحيح الأفكار والمفاهيم المغلوطة، وإدارة العلاقات بين المؤسسة ووسائل الإعلام بشكلٍ عام. ويتم ذلك من خلال حضوره للقاءات التليفزيونية، والمؤتمرات الصحفية، والمناسبات، والفعاليات المختلفة.
– إعداد التقارير الصحفية
إن أولى مهام المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام إعداد التقارير الصحفية، والمقالات الإخبارية، وإصدار التصريحات بشأن المؤسسة. وتكون تلك البيانات التي يصدرها مختصرة وواضحة، وتضم المعلومات الرسمية المتعلقة بالأنشطة والفعاليات التي تطلقها المؤسسة، والأحداث الرائجة لها. وتستهدف هذه البيانات أو التصريحات إيصال رسالة المؤسسة إلى الجمهور والإعلام بشكل مؤثر وسريع.
– التحضير للمؤتمرات والفعاليات
أيضاً من مهام المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام التحضير الجيد للمؤتمرات والفعاليات التي تطلقها المؤسسة. ويقوم بذلك عن طريق إعداد المحتوى الذي سيدور حوله المؤتمر، دعوة الشركات المعاونة، وشركاء النجاح، وكل الجهات التي لها علاقة بالمؤسسة، وذلك بالتعاون مع إدارة العلاقات العامة، كما يقوم بالتنسيق مع كافة وسائل الإعلام، ودعوة العناصر الفعالة من الجماهير، ويقوم أيضاً بالإشراف على التحضيرات اللوجستية للمؤتمر أو الفعالية.
– تمثيل المؤسسة بمهنية ومصداقية
المعرفة التامة بكيفية التعامل مع وسائل الإعلام من الشروط الأساسية الواجب توافرها في المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام هذا بالإضافة إلى التواصل الفعال والبنّاء. فيجب مراعاة الشفافية والمصداقية في نقل المعلومات والتقارير التي تخص المؤسسة، مع تعزيز صورتها الذهنية، دون إخلال بالصورة الإيجابية لها أو كشف أسرارها. فعند حضور لقاء صحفي يجب توصيل رسالة المؤسسة ورؤيتها بفاعلية إلى الجمهور ووسائل الإعلام. وبشكل عكسي، يقوم المتحدث الرسمي أيضاً بتوصيل صوت الإعلام والجمهور إلى المؤسسة، والبحث عن حلول فعالة للمشكلات التي تواجههم، ولتكن مثلاً عند تجربة منتج جديد أطلقته الشركة ويطلب الجمهور تحسينه أو تعديل شيئاً فيه.
– تحسين العلاقات بين المؤسسة ومختلف الجهات
ستكون الشركة ناجحة بشكل حتمي إذا كان المتحدث الرسمي يجيد إقامة علاقات مثمرة بين الشركة والجهات الناجحة الأخرى في نفس المجال. ويتم ذلك بالتنسيق مع إدارة العلاقات العامة، ومعرفة ما هي الجهات الأخرى التي ستستفيد منها الشركة، ثم يتم عقد شراكات معها. وعن طريق توثيق العلاقات العامة بين الشركة ومختلف الجهات، يتحقق الانتشار الواسع للشركة بشكل تدريجي، ومن الممكن أن تحصل على دعم أو تمويل من تلك الجهات، فلكل شركة ناجحة رعاة وشركاء نجاح.
– إدارة الأزمات الإعلامية ومواجهة الشائعات
أحياناً تنتشر شائعات على مواقع التواصل الاجتماعي بشأن الشركة، ومن مهام المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام مواجهة تلك الشائعات والتصدي لها بشكل سريع وفعال. فعند انتشار شائعة أو حدوث أي مشكلة، يقوم المتحدث الرسمي بإصدار بيان يرد فيه على الجمهور، ويقوم بتصحيح المعلومات الخاطئة والمضللة بشكل مختصر وصريح، ويقوم بتقديم تفسيرات واضحة عند حدوث أي طارئة أو مشكلة.
– الرد على استفسارات وسائل الإعلام
عند التعامل مع وسائل الإعلام يحتاج المتحدث الرسمي إلى امتلاك مجموعة من المهارات التي تمكنه من الرد على استفسارات وسائل الإعلام بشكل دوري. وتكون هذه الاستفسارات إما عن سياسات المؤسسة، أو عن أحداث أخيرة قامت بها المؤسسة، أو أهداف تعمل على تحقيقها.
ومن هذه المهارات فن التواصل، والردود الدبلوماسية في المقابلات الصحفية وتساعد هاتين المهارتين في مواجهة الأسئلة الصعبة بردود مختصرة ومقنعة، مع الحفاظ على أسرار الشركة، وتقديم إجابات واضحة ودقيقة في الأمور التي تهم العملاء والجمهور.
أما إذا كانت هناك أسئلة واستفسارات تخصصية ودقيقة يقوم المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام بتوجيه الصحفيين أو الإعلاميين إلى الأقسام الخاصة بتخصصات تلك الأسئلة داخل الشركة لإعطائهم معلومات دقيقة وتفصيلية وتقديم المزيد من الشروحات.
– وضع الخطة الاستراتيجية للتواصل الإعلامي
إن وسائل الإعلام هي الوسط الذي يتم من خلاله إطلاق حملات الدعاية والحملات التسويقية. ولهذا، يجب على المتحدث الرسمي باسم المؤسسة معرفة كيفية التعامل مع وسائل الإعلام بشكل جيد. ويتم ذلك عن طريق وضع الخطط الاستراتيجية للتواصل الإعلامي، بالتعاون مع إدارتي العلاقات العامة والتسويق.
فعند إطلاق حملة تسويقية، يتم تحديد الأهداف، والجمهور المستهدف، والرسالة الموجهة للجمهور، والمنطقة والتوقيت المناسب لإطلاق الحملة، والميزانية المتوافقة مع الأهداف المنشودة. كما يتم تحديد الوسيلة الإعلامية المناسبة لطبيعة الإعلان، سواء كانت تلك الوسيلة هي التليفزيون، أو الفيسبوك، أو الانستجرام، أو غيرها.
وتساعد الخطط الاستراتيجية في توثيق وإدارة العلاقات بين الشركة ووسائل الإعلام، وهو ما ينتج عنه زيادة احتمالية نجاح الحملات التسويقية. كما أنه يضمن بشكل كبير التغطية الإعلامية القوية للشركة على المدى الطويل، ويساعد في مواجهة الأزمات الإعلامية والتصدي للشائعات. كما تضمن الخطط الاستراتيجية تحقيق الشهرة الواسعة للشركة وزيادة المصداقية، وبالتالي تعزيز الصورة الذهنية لها.
– تدريب الموظفين المختصين على التعامل مع وسائل الإعلام
من مهام المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام تدريب صغار الموظفين في إدارات الإعلام، والعلاقات العامة، والتسويق على كيفية التعامل مع وسائل الإعلام عن طريق تعزيز مهارات التواصل ومهارات كاريزما الظهور الإعلامي، ومجموعة من المهارات المكتبية مثل إعداد التقارير، وإطلاق الحملات التسويقية، ووضع الخطط الاستراتيجية. كما أن المتحدث الرسمي باسم المؤسسة يقوم بتوزيع الأدوار وتحديد المهام للإعلاميين الصغار فمنهم من يقوم بإدارة المقابلات، ومنهم من يقوم بالرد على الاستفسارات، ومنهم من يمثل حلقة الوصل بين المؤسسة والجمهور.
– التنسيق مع إدارتي العلاقات العامة والتسويق
يقوم المتحدث الرسمي باسم المؤسسة بالتنسيق مع إدارتي العلاقات العامة والتسويق للاتفاق على الرسائل الإعلامية للمؤسسة وتوحيد الردود، بحيث يضمن أن جميع التصريحات الصادرة عن المؤسسة موحدة وغير متضاربة. كما أنه يتأكد من كون جميع التصريحات والرسائل متوافقة مع الأخلاقيات العامة، والسياسات، والقيم التي تتبعها المؤسسة، ويتأكد من أنها تتماشى مع توقعات وأهداف الجمهور.
– تمثيل الشركة نيابة عن المدير التنفيذي
إن التعامل مع وسائل الإعلام ليس بالمهمة السهلة التي يستطيع أن يقوم بها المدير التنفيذي للمؤسسة بجانب عمله الرئيسي. ومن هنا كان لابد من إسناد هذه المهمة إلى موظف مستقل غير مسئول عن الإدارة. ويمثل المتحدث الرسمي الواجهة الإعلامية للمؤسسة، وهو ينوب عن المدير التنفيذي، والجهاز الإداري بأكمله في رسم صورة إيجابية للمؤسسة أمام الجمهور ووسائل الإعلام.
ويجب أن يكون ملماً بأدق التفاصيل التي تخص المؤسسة، وتكون لديه المعرفة الكاملة والفهم العميق لكافة قرارات المؤسسة؛ حتى يتمكن من الحديث نيابة عن كبار المسئولين والمدراء التنفيذين، ويستطيع بكفاءة تقديم المعلومات بشكل دقيق.
كيف نتعامل مع وسائل الإعلام أثناء الأزمات؟
عند تعرض الشركة لأزمة يكون التعامل مع وسائل الإعلام بكفاءة وفاعلية أمرٌ في غاية الأهمية، ويعد من أكبر التحديات التي تواجه الشركة في تلك الفترة الحرجة. ويمثل التواصل مع وسائل الإعلام خلال الأزمة سلاح ذو حدين، حيث أنه يمكن أن يحل الأزمة على نحو عاجل، ويمكن أن يسبب تفاقم الأزمة والمساس بسمعة الشركة، ويؤدي نتيجة عكسية إذا لم يتم التعامل بحكمة. والآن سنعرض 5 من الاستراتيجيات الفعالة في التواصل مع وسائل الإعلام والاستفادة منها خلال الأزمات والطوارئ.
1. التهيئة او الاستعداد لحدوث الأزمات
إن تهيئة الشركة واستعدادها لحدوث حالات طارئة يقلل من التوتر عند حدوث أزمة، ويساعد في تقليل المخاطر، والسيطرة على الموقف بأقل خسائر ممكنة. ويتم الاستعداد لحدوث الأزمة عن طريق تهيئة المسئولين للتعامل مع وسائل الإعلام، والتنسيق بين الإدارات والأقسام الداخلية وبعضها، وتدريب فريق إدارة الأزمات على التصدي للأحداث الطارئة عن طريق رسم سناريوهات للتعامل مع مختلف الاحتمالات.
وتتطلب فترة الأزمة أن يكون المتحدث الرسمي قادراً على التعامل مع وسائل الإعلام بشكل مهني ودقيق. ويقوم بالتنسيق بين الإدارات وبعضها، والحرص على تكون الرسائل والتصريحات الصادرة عن الشركة موحدة، ومتوافقة مع الأهداف، والسياسات، والأخلاقيات، والمبادئ العامة للشركة.
2. الشفافية والمصداقية
يجب الحرص على استدامة الثقة المتبادلة بين الشركة والجمهور، والشركة ووسائل الإعلام. ويتم ذلك من خلال تحري الشفافية والمصداقية في إصدار المعلومات، وتقديم تقارير دقيقة، دون تستر على الحقائق التي تهم الجمهور وتؤثر عليه. ويؤدي إخفاء الحقائق الهامة، بشأن منتجات الشركة والتي يمكن أن تضر الجمهور، إلى زيادة الأزمة، وانهيار سمعة الشركة، وبالتالي فقد الثقة نهائياً.
3. الاستجابة الفورية
كلما كانت الاستجابة سريعة، وكان التعامل مع وسائل الإعلام خلال فترة الأزمة أكثر فاعلية، كلما كانت السيطرة على الموقف وحل المشكلة أسرع وأسهل. فعند حدوث أزمة يجب عدم التراخي في الرد على تساؤلات الجمهور، وإصدار البيانات والتصريحات التي تطمئن الجمهور؛ لأن التراخي يخلق مجالاً لانتشار المعلومات المضللة، والتخمينات الغير صحيحة، وانتشار الشائعات التي تزيد الأزمة، وتكون الشركة في غنى عنها.
4. التواصل بفاعلية مع الجمهور
يمكن لحل الأزمة عقد مؤتمر صحفي أو إصدار بيان رسمي بتصريحات ورسائل واضحة ودقيقة عن الأزمة، ويتم من خلاله طمأنة الجمهور بأن الشركة تعمل جاهدة على حل المشكلة، ويتم نشر التعليمات التي يجب على الجمهور اتباعها، إن وجدت.
يمكن أيضاً اختصار الطرق عن طريق التواصل مع الجمهور بشكل مباشر وغير رسمي من خلال مواقع التواصل الاجتماعي، حيث تمكن تلك الطريقة من كسر الحاجز بين الشركة والجمهور، وتبين مدى اهتمام الشركة بجمهورها وحرصها عليهم، وتعاطفها مع المتضررين منهم، وتقديم النصائح لهم للمساعدة في تجنب أي أضرار محتملة.
5. التقييم والتعلم من التجربة
بعد التعامل مع وسائل الإعلام بمهنية وحرفية والتمكن من حل تلك الأزمة، يجب تقييم تلك التجربة، وتحليل مستوى أداء الشركة في التعامل مع الأزمات. ويجب أيضاً تحديد نقاط القوة والعمل على استمراريتها واستدامتها، ونقاط الضعف والعمل على تلاشيها وتحسين القصور. ويمكن الاستفادة من الأزمات عن طريق تحليل مؤشرات أداء الشركة خلالها، واستخدام تلك المؤشرات في تعزيز وتطوير الاستراتيجيات والخطط المستقبلية في التعامل مع الأزمات.
ويجب أن تحرص الشركة على استغلال تلك الأزمة في تعزيز التعامل مع وسائل الإعلام وتوطيد العلاقات بين الشركة والجمهور، والشركة ووسائل الإعلام، وزيادة الثقة والمصداقية لدى كل منهم.
وإلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام هذا المقال بعنوان التعامل مع وسائل الإعلام الذي تحدثنا فيه عن ماهية وسائل الإعلام، وأنواعها، ومهام المتحدث الرسمي لوسائل الإعلام، وكيفية التعامل مع وسائل الإعلام أثناء الأزمات. ولمزيد من المعلومات في مجال الصحافة والإعلام يمكنكم تصفح موقعنا والاطلاع على بقية المقالات.
يمكنكم الاستفسار والحصول على الدورات والبرامج الذي يقدمها الاعلامي حسام نجم عن طريق التواصل عبر الايميل [email protected]
او التواصل عبر الرقم الخاص بالمدرب حسام نجم 00905340791911
أو زيارة منصاتنا على وسائل التواصل الاجتماعي
يقدم المدرب مدرب معتمد مجموعة واسعة من البرامج التدريبية التي تهتم برفع سوية الإعلاميين، ليصبح الإعلامي من أفضل الإعلاميين وأكثرهم كفاءة. كما يقدم المدرب برامج تدريب إعلاميين متخصصة تعزز من مهاراتهم، مما يمكنهم من التفوق في مجالاتهم. يتميز المدرب بخبرته الكبيرة كونه من أفضل المدربين في الساحة الإعلامية، ويسعى إلى تمكين الإعلاميين ليصبحوا من المؤثرين العرب. بفضل كفاءته واحترافيته، يُعتبر المدرب أفضل إعلامي في تقديم التدريب الإعلامي المتخصص والموجه للارتقاء بمستوى الإعلاميين.
ويعتبر واحداً من أفضل مدرب إعلام في دبي ممن يقدمون دورات صناعة محتوى في دبي
وواحد من أفضل مدرب إعلام في الإمارات بشكل عام ممن يقدمون دورات صناعة محتوى في الامارات
Related Posts
الظهور الإعلامي للقادة والشخصيات العامة
Posted on
